Envie PDFs para assinatura direto da oportunidade, configure prazo e lembretes e acompanhe os documentos pendentes no Eleve CRM Next.
O que você vai aprender
No Eleve CRM Next, é possível enviar documentos em PDF para assinatura eletrônica diretamente a partir de uma oportunidade. O fluxo permite selecionar os signatários, configurar prazo e lembretes, definir notificações e acompanhar os documentos enviados na própria oportunidade.
Acesse a área de Assinaturas
Tudo começa dentro da oportunidade.
Abra a oportunidade
Abra a oportunidade desejada e, na página completa do registro, clique na aba Assinaturas.
Inicie o processo
Para iniciar um novo processo, clique em Enviar para assinatura.
Selecione o documento
Envie o PDF que será assinado.
Na etapa Documento, envie o arquivo que será assinado. Você pode arrastar o PDF para a área indicada ou clicar para selecionar o arquivo.
Depois que o documento for carregado, clique em Continuar.
Defina os signatários
Escolha quem deverá assinar e como cada pessoa será avisada.
Na etapa Signatários, selecione quem deverá assinar o documento. O Eleve CRM apresenta contatos vinculados à oportunidade que podem ser selecionados. Para cada signatário, revise as informações apresentadas:
| Campo | O que revisar |
|---|---|
| Nome para assinatura | Confira se o nome está completo. |
| Endereço do signatário. | |
| Telefone | Telefone do signatário. |
| Grupo/ordem de assinatura | Define o grupo ou a ordem em que a pessoa assina. |
| Notificar por e-mail | Opção de notificação por e-mail. |
| Notificar por WhatsApp | Opção de notificação por WhatsApp. |
Se a pessoa não estiver entre os contatos apresentados, clique em Adicionar signatário manualmente. Preencha os dados solicitados, incluindo nome, e-mail e telefone, conforme necessário, e configure também o grupo de assinatura e as opções de notificação disponíveis. Após revisar os signatários, clique em Continuar.
Configure o envio
Defina nome, prazo, lembretes e notificações.
Na etapa Configurar, revise as opções do processo de assinatura.
Nome do envelope
Identifica o envio e pode ser alterado antes da assinatura ser enviada.
Prazo para assinatura
Selecione a data limite. A tela informa um prazo máximo de 60 dias a partir da data atual.
Intervalo de lembretes
Defina com que frequência os lembretes automáticos serão enviados aos signatários que ainda estiverem pendentes.
Outras configurações
- fechar automaticamente o envelope;
- alterar o assunto da notificação;
- definir uma mensagem padrão para o envio.
Antes de concluir, revise as configurações e a opção de envio das notificações.
Envie o documento para assinatura
O processo passa a fazer parte da oportunidade.
Depois de concluir a configuração, clique em Enviar para assinatura. O documento passa a fazer parte do processo de assinatura da oportunidade e fica disponível para acompanhamento na aba Assinaturas.
Acompanhe documentos pendentes
Veja o status e cobre quem ainda não assinou.
Na aba Assinaturas, os documentos que ainda aguardam assinatura aparecem na área de Assinaturas pendentes. Nessa área, é possível consultar informações do processo e acompanhar o status do documento enviado.
Como o signatário recebe o documento
O que a pessoa vê ao receber a solicitação.
Após o envio, o signatário recebe uma solicitação de assinatura pelo canal configurado. No exemplo demonstrado, o e-mail recebido apresenta:
- a solicitação de assinatura;
- o nome do documento;
- a data limite;
- um botão para visualizar e assinar o documento.
A partir desse acesso, o signatário pode abrir o documento e seguir com a assinatura.
O que você já consegue fazer
- Acessar a área de assinaturas dentro de uma oportunidade
- Enviar um documento PDF
- Selecionar contatos vinculados como signatários
- Adicionar signatários manualmente
- Revisar nome, e-mail e telefone
- Definir grupo ou ordem de assinatura
- Configurar notificações por e-mail e WhatsApp
- Definir prazo e intervalo de lembretes
- Personalizar informações do envio
- Enviar o documento para assinatura
- Acompanhar assinaturas pendentes
- Reenviar notificações aos signatários
Glossário
| Termo | Significado operacional |
|---|---|
| Signatário | Pessoa que deverá assinar o documento enviado. |
| Envelope | Identificação do envio de assinatura; o nome pode ser alterado antes de a assinatura ser enviada. |
| Grupo/ordem de assinatura | Configuração que define o grupo ou a ordem em que cada signatário assina. |
| Intervalo de lembretes | Frequência com que lembretes automáticos são enviados aos signatários pendentes. |
| Assinaturas pendentes | Área da aba Assinaturas que lista os documentos que ainda aguardam assinatura. |
| Prazo para assinatura | Data limite para assinatura, com máximo de 60 dias a partir da data atual. |
