Nos meus mais de 30 anos de carreira, em muitas das oportunidades atuei com implantação de sistemas. Desde a ETT (Escola Técnica Tupy), passando pela Club Informática (Lisboa/Pt), pela Datasul e como consultor e depois empreendedor na Face Digital e Eleve Software, o processo de implantação de um novo sistema sempre esteve na minha rotina e é algo extremamente desafiador.

Nesse artigo, vou compartilhar algumas experiências que acredito possam ser relevantes na condução de projetos de implantação de sistemas, em especial os de CRM, vamos lá?

1. Pense Simples, Enxuto e Melhore continuamente

Não adianta, principalmente em empresas menores, querer estabelecer um cenário dito como ideal, e acreditar que o sistema irá conseguir cobrir todas as lacunas.

Pense num processo mais simples, com menos etapas e menos controles “automatizados” e implemente as melhorias contínuas.

Com isso você terá os benefícios mais rápido e saberá o que realmente fará efeito na sua rotina, ou o que é apenas “viagem”;

2. Busque otimização e não apenas automatização

É normal muitas empresas quererem automatizar processos que ainda não estão maduros, e isso fará com que coisas erradas sejam feitas de maneira automatizada, e muitas vezes, longe da vista dos responsáveis. Ao invés de automatizar, otimize, rastreando todos os pontos, e observe aquilo que após realmente se mostrar maduro e que possa ser automatizado, contudo, sempre tendo saídas que possam alertar ou ser conferidos (integrações, inserções de dados, atualizações, remoções etc.).

3. Faça uma gestão próxima

Estabeleça rituais que possam evidenciar e cobrar dos usuários a execução rotineira usando o sistema. No caso dos CRM’s, promover reuniões e pontos de checagem que venham exigir a qualidade na inserção de dados, o cumprimento na execução dos processos, e continuamente estabelecer análises para melhorar aquilo que precisa ser melhorado, principalmente no processo;

4. Disciplina na Execução

A criação de uma rotina atrelada a solução que está sendo usada é muito importante. Não ter controles paralelos que não são necessários, é essencial. Usar a solução para suas análises, entender os indicadores, estudar as funcionalidades, promover grupos de discussão sobre melhores práticas, são todos aspectos disciplinares que podem melhorar em muito o resultado.

Entenda o que pode ser obvio, o sistema não é nada sozinho, sem dados ou com dados não confiáveis.

5. Tenha os Profissionais Certos na Condução

O Sponsor de um projeto de implantação de sistemas, precisa definir qual time irá alocar ao projeto. Perfis como o de Gerente de Projetos para conduzir todas as etapas (que seja um GP prático, e não se esconda atrás de processos burocráticos), o Líder Técnico proativo (que seja um facilitador na implementação das atividades mais técnicas) e os KeyUsers das áreas usuárias (um por cada área principal), que possam comprar a ideia e multiplicar o conhecimento internamente.

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É certo que muitas outras dicas existem, mas essas são as minhas dicas de ouro para qualquer projeto de implantação de sistemas. Lembrando que processos são mais importantes que softwares, mas ter a humildade de entender que muitos dos softwares são criados pensando as melhores práticas, poderá ajudá-los em muito na adoção e aceleração do seu negócio. Boa sorte!

Marciel de Amorim
CEO e Sócio Fundador da Eleve Software. Sócio/Investidor da FACE Digital e da Becomex Digital.
Foi gestor e sócio na Datasul Tecnologia e Professor em Diversas Faculdades em SC.