Até a melhor ferramenta pode não fazer diferença se a pessoa não souber utilizá-la não é? Dentro da administração de qualquer setor ou empresa, isso não é diferente.

Na hora de escolher um sistema de gestão, é preciso levar em conta tudo o que ele pode fazer e de qual forma ele pode se encaixar na realidade de onde ele será aplicado. Mas é preciso considerar, também, que sua aplicação com sucesso vai depender de uma curva de aprendizado para quem vai fazer uso dele.

É preciso entender seus objetivos, planejar rotinas que contem com o seu uso e suas potencialidades, mas também é preciso saber utilizar, saber como funciona e mais: criar uma cultura de uso dentro do negócio.

O primeiro passo é pensar em um treinamento que cubra a implementação do software para que todos os recursos possam ser aproveitados. Treinar bem a equipe é garantir que o investimento do programa não vá por água abaixo. Afinal ter uma ferramenta completa como, por exemplo, o Eleve CRM e não utilizá-la, resultaria não só na perda mais aparente do valor pago como também na perda de todas as possibilidades de crescimento e eficácia que ele proporciona para a empresa como um todo.

Pensando nisso, reunimos neste post algumas dicas de como começar a pensar na implementação de um treinamento de um software.

Criando objetivos e mapeando a equipe

Antes de qualquer coisa, é preciso saber para quais fins (mais de um na maioria das vezes) o software será utilizado. A quais necessidades ele vai atender diretamente. A partir daí, pensar em quem vai utilizá-lo e com que frequência. Todos os dias, eventualmente, para fins específicos?

Treinamentos em grupos menores e de preferência em horário de experiente

A máxima de que tempo é dinheiro vem muito à tona aqui. Pode-se pensar que tirar tempo de trabalho para esse tipo de coisa pode trazer perdas de performance e de faturamento até. O fato é que melhorar as rotinas e investir na capacitação geram um retorno muito maior e que quase sempre compensa uma desaceleração da rotina atual. Para tanto, a dica aqui é separar bem os grupos (com base nos objetivos citados no item anterior) e treiná-los em horário de trabalho. É quando os colaboradores estão mais focados e dispostos. Acredite: vai fazer diferença.

Treinamentos amplos e treinamentos específicos

O ideal é que a capacitação não aconteça de uma vez só. Muita informação sobre algo novo pode não gerar os resultados esperados na maioria das pessoas. A ideia é dividir este processo em um calendário que considere sessões mais curtas e de dois tipos: demonstrando a estrutura geral do programa para que todos conheçam seu funcionamento de forma ampla; e concentrando em funções e aplicações específicas para a parte da equipe que vai utilizá-lo.

Pode parecer complicado organizar esta agenda a princípio, mas se tem um momento de “gastar” tempo com essas coisas, é neste da implementação da ferramenta.

Capacitar todo mundo que vai ter contato, mesmo quem vai ter pouco contato

Um erro comum dentro dessa ideia de fazer tudo o mais rápido possível é pensar na capacitação só de quem vai fazer um uso mais frequente do sistema. Deixando de lado quem eventualmente, nem que seja uma vez por semana, vai precisar acessá-lo. Essa decisão pode cobrar no futuro, quando este funcionário ficar para trás ou pior, afetar a performance da sua área. Por isso, o ideal é criar objetivos e seções bem definidas. Considerando todo mundo que pode eventualmente precisar do programa.

Monitoramento e reciclagem

Educação em qualquer campo depende de prática e de acompanhamento. O responsável pela implementação deve avaliar o uso do sistema de forma contínua. Não só para se certificar de que os usuários sabem o que estão fazendo, mas para fazer os ajustes necessários. Um bom software de gestão não funciona de forma rígida. Ele vai ser adequado ao contexto de uso de cada empresa, cada setor, para cada fim específico.

O esforço de extrair ao máximo de tudo o que ele tem a oferecer deve acontecer diariamente. Por isso é importante pensar nessa interação com certa frequência. Além disso, com a entrada e saída de funcionários ou mesmo as atualizações de versões, é indicado que os gestores pensem em fortalecer estes treinamentos com reciclagens das capacitações com alguma frequência bem definida.

Detalhes que podem fazer toda a diferença num mercado competitivo.